Bærum Velforbund/Bærum kommune

Rammeavtale for samarbeid mellom Bærum kommune og velforeningene i Bærum

Avtalen regulerer samarbeidet mellom kommunen og velforeningene der også Bærum Velforbund har sine definerte oppgaver.

Avtalen bygger på følgende felleserklæring:

Velforeningene i Bærum representerer lokalsamfunnet i forhold til kommunen. Det innebærer at den enkelte velforening, hver innen sitt distrikt, er gitt status som det primære samarbeidsorgan for kommunen når det gjelder saker som berører det ytre miljø eller på annen måte er av spesiell interesse for lokalbefolkningen. I tilsvarende saker av felles interesse for flere distrikter, kan Bærum velforbund koordinere saksbehandlingen.

For å få til dette gjennomføres samarbeidsordninger slik de går fram av avtalen:

Veiledning:

Avtalen er gjennomgått av Bærum Velforbund og Bærum kommunes administrative ledelse med tanke på å få en god praktisering av avtalen. Disse veiledningene er gjengitt i tilknytning til avtalens ulike punkter.

Det påhviler partene å sørge for at avtalen er kjent for dem som behandler saker som omhandles av avtalen.

1. Periodiske fellesmøter og orientering

Minst en gang i året holdes det møter med deltagelse av representanter for kommunens politikere og ledere, Bærum Velforbund og velforeningene. Berammelse av slike møter skjer etter avtale mellom ordføreren og lederen i velforbundets styre.

Kommunens oversikt over planer i arbeid med angivelse av saksansvarlig, sendes Bærum Velforbund ved hver revisjon. Velforbundet og vellene kan uttale seg om prioriteringen og eventuelt ta initiativ til at bestemte saker tas opp eller prioriteres annerledes.

Bærum Velforbunds leder eller velledere kan også bli enige med kommunen om andre samarbeids- eller orienteringsmøter.
​ 

Veiledning:

Bestemmelsen trekker opp formen på samarbeidet mellom velforeningene og Bærum kommune. Dette er ikke bare knyttet til de avtalte møtene mellom de to interessentene, men skal gjøre det mulig for velforeningene å ta kontakt med kommunens administrasjon under saksbehandlingen for å holde seg orientert og å kunne komme med synspunkter som kan bidra til en god løsning.

Velforeningene vil – med utgangspunkt i denne avtalen – kunne ta kontakt med de politiske utvalgene for å fremme synspunkt til saker under politisk behandling. Ved å kontakte utvalgssekretæren, kan det avtales møte mellom utvalg og velforeningens styre i konkrete saker som skal behandles.

Dette vil i de fleste sakene være den eller de berørte velforeningen, men kan i særlige tilfeller skje i regi av Bærum Velforbund.

Det er forutsatt at informasjon som hovedregel sendes elektronisk via nettet.

Oversikt over politiske saker som er under arbeid i henhold til politiske rapporteringsprosedyrer, sendes Bærum Velforbund elektronisk for videre distribusjon til velforeningene.

Reguleringsplaner og utredninger som legges frem for planutvalget er tilgjengelig på Bærum kommunes hjemmesider ca. en uke før møtet i utvalget. Dokumentene kan hentes ned over denne linken https://www.baerum.kommune.no/innsyn/politikk/wfinnsyn.ashx?response=moteplan&visalle=true.

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

I tillegg til det politiske møte nevnt over, avholdes 2 administrative møter pr år mellom Bærum Velforbund og kommunens administrative ledelse. Bærum Velforbund sender i god tid før møte ut en agenda med saker som ønskes tatt opp. Bærum kommune stiller med aktuelle ledere og saksbehandlere utfra agendaen. Bærum Velforbund fører referat.
​ 

Veiledning:

Bærum Velforbund vil i god tid informere om når møte med administrasjonen skal finne sted, og be velforeningene sende inn saker som man ønsker tatt opp i møtet. Bærum Velforbund har ansvaret for å sende administrasjonen en samlet oversikt over innmeldte saker.

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

2. Igangsetting av planarbeid

Det vises til PBL § 5-1:

"Enhver som fremmer planforslag, skal legge til rette for medvirkning. Kommunen skal påse at dette er oppfylt i planprosesser som utføres av andre offentlige organer eller private.

Kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Grupper og interesser som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte."

Plan- og bygningsloven forutsetter at enhver - kommune så vel som private - som igangsetter et reguleringsarbeid, skal kunngjøre dette i minst en avis som er alminnelig lest på stedet samt på internett, og skriftlig underrette grunneiere og rettighetshavere.

Private som ønsker å igangsette planarbeid, gjennomfører oppstartsmøte med kommunen. Kommunen informerer i den forbindelse om at lokale velforeninger og Bærum Velforbund skal underrettes om at planarbeidet tas opp på lik linje med grunneiere og rettighetshavere.

Ved oppstart av planarbeid skal - kommunen så vel som private - underrette berørte velforeninger og Bærum Velforbund skriftlig samtidig med at oppstarten kunngjøres. Det vises til PBL § 12-8:

"Oppstart av reguleringsplanarbeid

Når planarbeidet igangsettes, skal berørte offentlige organer og andre interesserte varsles. Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet legges fram for planmyndigheten i møte. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides, og kan bistå i planarbeidet."
​ 

Veiledning:

3. Planer til høring.

Forslag til kommuneplan, kommunedelplaner, reguleringsplaner, planprogram, større planendringer eller utredninger som legges ut til offentlig ettersyn, skal forelegges Bærum Velforbund og de velforeninger som kan bli berørt av planene, til uttalelse.

Også andre større plan- og utredningsarbeider med betydning for omfang og lokalisering av infrastruktur i Bærum kommune, forelegges velforbundet til uttalelse. Eksempler på dette er bl.a. skolebehovsplaner, barnehagebehovsplaner, trafikksikkerhetsplaner.
​ 

Veiledning:

Velforeninger som er direkte og indirekte berørt vil i tråd med dette bli varslet. Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, gis tilsvarende melding etter møtet med forslagsstiller.

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

Hvis velforeningene har bemerkninger til planene, skal uttalelse gis skriftlig og sendes det kommunale organ som forbereder saken. Rådmannens kommentar og forslag til oppføling av vellets kommentar skal innarbeides i saksdokumentene.
​ 

Veiledning:

Felleserklæringen viser til at velforeningene i Bærum representerer lokalsamfunnet i forhold til kommunen og at grunnlaget for et godt samarbeide ligger i blant annet god og tidsriktig informasjon.

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

4. Høringsfrister

Planer legges ut til offentlig ettersyn med lovens frist som er 6 uker. Fristen regnes fra den dag det offentlige ettersyn kunngjøres. Kommunen vil søke å unngå å legge sine egne planer ut til offentlig ettersyn i skoleferien, alternativt forlenges uttalefristen. Selv om en uttalelse kommer inn etter fristens utløp, vil kommunen så langt praktisk mulig likevel behandle uttalelsen.

5. Medlemsmøter

Velforeninger som får planforslag til høring og som ønsker å forelegge planforslagene for medlemmene gjennom medlemsmøter, har så langt det er mulig, krav på at representanter fra kommunens administrasjon deltar på møtene for å redegjøre for planene og svare på spørsmål.
​ 

Veiledning:

Styret i velforeningene kan gi uttalelser til planforslag. Ved større saker forplikter vellene seg til å innhente lokalbefolkningens synspunkter i så stor grad som mulig. Uttalelsen kan også gis med utgangspunkt i vedtak i velforeningens årsmøte.

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

6. Saksdokumenter og behandling

Bærum Velforbund koordinerer behandlingen av de saker som angår flere av velforeningene. For at Bærum Velforbund skal kunne holde seg orientert om saksgang, beslutninger og eventuelle avvik fra velforeningenes anbefalinger i saker som angår befolkningen, skal kommunen opplyse hvor elektronisk kopi av saksdokumenter og protokoller av utvalg og råd, formannskap og kommunestyre kan lastes ned. Ved større saker forplikter vellene seg til å innhente lokalbefolkningens synspunkter i så stor grad som mulig.

Sakskart til utvalg og råd, formannskap og kommunestyre varsles til Bærum Velforbund så snart det er tilgjengelig.

7. Alternative planforslag

Dersom velforeningene ønsker utredet alternativer til de forslag som fremlegges fra kommunens side, skal kommunen - så vidt mulig - bistå velforeningene med dette.
​ 

Veiledning:

Punkt 7 gjelder bistand overfor velforeningen, ikke en plikt til å utrede alternative løsninger

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

8. Konsulentutgifter

Utgifter til konsulenter eller andre sakkyndige som engasjeres av velforeningene, er kommunen uvedkommende dersom det ikke er inngått avtale om dette på forhånd.

9. Navn og adresser

Bærum Velforbund sender regelmessig oppdatering av kontaktopplysninger for velforeninger i Bærum.

Bærum kommune påser at opplysningene er tilgjengelig i administrasjonen.
​ 

Veiledning:

Bærum Velforbund er ansvarlig for at velforeningene underretter Bærum kommune når det skjer endringer i kontaktopplysningene slik at kommunen innehar korrekt informasjon til enhver tid. Bærum kommune sørger for at ansatte har tilgang til denne oversikten.

---s-l-u-t-t---p-å---v-e-i-l-e-d-n-i-n-g---

Avtalen godkjent av Bærum formannskap den 23.mai 2017           Sak: 123/17

Sandvika 15. februar 2018